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設定ガイド

ユーザー・権限管理

ナレッジコンパスの権限は2階層になっています。まず組織全体にユーザーを登録し、そのうえでデータベースごとに「誰に、何をさせるか」を割り当てます。

更新日：2026年8月24日対象：管理者の方所要時間：約10分

🔑権限は2階層になっています

設定する場所が2か所あります。それぞれの役割を押さえておくと迷いません。

階層設定する場所決めること
① 組織全体システム管理 › ユーザ管理そもそもナレッジコンパスにログインできる人を登録します管理ユーザ／経理ユーザ／一般ユーザ
② データベースごとデータベース詳細 › ユーザー一覧そのデータベースを誰が使えるか、何ができるかを決めます編集／アップロード／閲覧

①だけではデータベースを使えません。②でデータベースごとに割り当てて、はじめてそのデータベースを利用できるようになります。

💡 よくある組み合わせ・情シスや事務局の方 → 組織「管理ユーザ」
・経理・総務の方（契約情報を確認する） → 組織「経理ユーザ」
・現場のリーダー（資料を登録し、タグも調整する） → 組織「一般ユーザ」＋ データベース「編集」
・現場の担当者（資料を登録するだけ） → 組織「一般ユーザ」＋ データベース「アップロード」
・検索して使うだけの方 → 組織「一般ユーザ」＋ データベース「閲覧」

👤① 組織にユーザーを登録する

⚠️ この作業ができるのは管理ユーザだけです「システム管理」は管理ユーザの左メニューにのみ表示されます。経理ユーザ・一般ユーザの画面には出てきません。
1

左メニューの「システム管理」から「ユーザ管理」を開きます。

登録済みのユーザーが一覧で表示されます。メールアドレス・名前・メモで絞り込み検索ができます。

システム管理 › ユーザ管理。組織全体のユーザー一覧です。
システム管理 › ユーザ管理。組織全体のユーザー一覧です。
2

右上の ユーザ追加 をクリックして、ユーザーを登録します。

画面の右側からパネルが開きます。メールアドレス・名前・権限は必須、メモは任意です。入力したら 保存する をクリックします。

ユーザ追加パネル。権限は「管理ユーザ／経理ユーザ／一般ユーザ」から選びます。
ユーザ追加パネル。権限は「管理ユーザ／経理ユーザ／一般ユーザ」から選びます。
3

登録済みのユーザーを変更・削除する場合は、一覧から対象のユーザーを開きます。

「ユーザ編集」画面が開き、名前・権限・メモを変更できます。削除する場合は右下の 削除 をクリックします。

ユーザ編集画面。権限は「管理ユーザ／経理ユーザ／一般ユーザ」から選択します。
ユーザ編集画面。権限は「管理ユーザ／経理ユーザ／一般ユーザ」から選択します。
⚠️ メールアドレスは変更できませんユーザ編集画面では、メールアドレスの欄が入力できない状態になっています。メールアドレスを変えたい場合は、いったんそのユーザーを削除して、新しいメールアドレスで登録し直してください。削除するとデータベース単位の権限も外れるため、登録し直したあとに再度割り当てが必要です。
4

「状態」を確認します。

状態意味
初期登録登録した直後の状態です。本人はまだログインしていません
確認済み本人が初回ログインを済ませ、パスワードを変更してログインした後の状態です
💡 「初期登録」のまま止まっている場合その方がまだ初回ログインを完了していません。招待のご案内が届いているかを確認し、初回ログイン（パスワードの変更を含む）を済ませてもらってください。
💡 メモ欄を活用してくださいメモ欄には部署名や役割を入れておくと、ユーザーが増えたときに絞り込み検索で探しやすくなります。「営業部」「品質保証部」のように、社内で使っている呼び方に統一しておくのがおすすめです。

🛡組織全体の3つの権限でできること

「管理ユーザ／経理ユーザ／一般ユーザ」の違いです。

違いは左メニューに何が出るかに現れます。3つの権限を並べると次のようになります。

管理ユーザ経理ユーザ一般ユーザ
左メニューに出るものデータベース管理／システム管理／利用設定／アカウント情報データベース管理／アカウント情報データベース管理のみ
データベースの作成○××
システム管理（ユーザ管理）○××
利用設定（利用状況・上限設定・プラン変更）○××
アカウント情報（契約情報）○○×
データベースの利用すべてのデータベースを操作できます割り当てられたデータベースを、付与された権限の範囲で利用できます左に同じ
管理ユーザの左メニュー。4つすべてが表示されます。
管理ユーザの左メニュー。4つすべてが表示されます。
経理ユーザの左メニュー。「データベース管理」と「アカウント情報」の2つだけになります。
経理ユーザの左メニュー。「データベース管理」と「アカウント情報」の2つだけになります。
💡 経理ユーザと一般ユーザの違いは、アカウント情報が見られるかどうかだけです経理ユーザ・一般ユーザのどちらにも、データベース単位の権限（編集／アップロード／閲覧）を割り当てられます。割り当てたあとにできることは同じです。違いは、契約情報の画面が表示されるかどうかだけです。
⚠️ 経理ユーザは、利用状況や請求額を見ることができません名前から誤解しやすいのですが、経理ユーザの左メニューに「利用設定」は表示されません。AIクレジットの消費量・上限設定・プラン変更を確認できるのは管理ユーザだけです。費用の確認を担当される方には、管理ユーザを割り当ててください。

つまり、そのデータベースで何ができるかを決めるのは、次の章のデータベース単位の権限です。組織全体の権限は「管理画面のどのメニューが使えるか」を決めるものだと考えると分かりやすくなります。

一般ユーザでも管理画面は開けます

一般ユーザも管理画面に入ることはできますが、左メニューは「データベース管理」だけになります。さらにデータベース単位の権限を割り当てられていないと、データベース一覧は「0件です」と表示され、何も見えません。

権限を割り当てていない状態。データベース一覧に何も表示されません。
権限を割り当てていない状態。データベース一覧に何も表示されません。

契約情報を確認する（アカウント情報）

左メニューの「アカウント情報」から、契約しているテナントの情報を確認できます。管理ユーザと経理ユーザのみ表示されます。

アカウント情報。テナント名や規約への同意状況を確認できます。
アカウント情報。テナント名や規約への同意状況を確認できます。
項目内容
テナント名契約している組織の名称です
メールアドレス契約時に登録した代表のメールアドレスです
住所契約時に登録した住所です
プライバシーポリシー同意同意した日時と、同意した方の氏名が記録されています
利用規約同意同意した日時と、同意した方の氏名が記録されています
💡 この画面は確認用です表示されている内容を変更したい場合は、担当のカスタマーサクセスまでご連絡ください。

🗂② データベースごとに利用者を割り当てる

1

データベース詳細画面で ユーザー一覧 タブを開き、＋ 追加 をクリックします。

「ユーザー一覧」をクリックし、「＋追加」でユーザを登録します。
「ユーザー一覧」をクリックし、「＋追加」でユーザを登録します。
データベース詳細 › ユーザー一覧。このデータベースを使える人の一覧です。
データベース詳細 › ユーザー一覧。このデータベースを使える人の一覧です。
2

①名前をリストボックスから選び、②権限を選択して、③ 追加 をクリックします。

リストボックスに出てくるのは、システム管理 › ユーザ管理に登録済みの方だけです。

①名前を選択 →②権限を選択 →③「追加」をクリックします。
①名前を選択 →②権限を選択 →③「追加」をクリックします。
権限は「編集」「アップロード」「閲覧」から選択します。
権限は「編集」「アップロード」「閲覧」から選択します。
確認画面で「はい」をクリックして完了です。
確認画面で「はい」をクリックして完了です。
3

権限を変更・削除する場合は、一覧の右側にある鉛筆アイコン・ゴミ箱アイコンを使います。

🔐データベース単位の3つの権限でできること

「編集／アップロード／閲覧」の違いです。権限によって、表示されるタブそのものが変わります。

編集アップロード閲覧
表示されるタブ基本情報／ファイル一覧／ユーザー一覧／タグ設定／検索設定基本情報／ファイル一覧基本情報のみ
削除予約タブ×××
基本情報の編集○××
サンプルファイルの登録○○×（ダウンロードのみ）
ファイルの追加○○×
ファイルの削除（サンプル含む）×××
ファイル詳細の「削除」タブ表示されません表示されません—
すべてのファイルのタグを再抽出○○×
ファイル一覧のダウンロード○○×
タグ設定の編集○（管理者と同じことができます）××
ファイル詳細の「タグ情報」の編集○×（閲覧のみ）×

権限ごとの画面の見え方

「編集」権限の画面。削除予約タブがありません。
「編集」権限の画面。削除予約タブがありません。
「アップロード」権限の画面。基本情報とファイル一覧の2つだけになります。
「アップロード」権限の画面。基本情報とファイル一覧の2つだけになります。
「閲覧」権限の画面。基本情報のみで、「ファイル追加」も押せません。
「閲覧」権限の画面。基本情報のみで、「ファイル追加」も押せません。
「アップロード」権限では、ファイルのタグ情報は見られますが編集できません。
「アップロード」権限では、ファイルのタグ情報は見られますが編集できません。

「編集」権限でもファイルの削除はできません

タグ設定は管理ユーザと同じように操作できますが、ファイルを消すことはできません。画面上は次のようになります。

「編集」権限のファイル一覧。「選択したファイルを削除」が押せません。
「編集」権限のファイル一覧。「選択したファイルを削除」が押せません。
同じ権限でファイルを開いた画面。「削除」タブがありません。
同じ権限でファイルを開いた画面。「削除」タブがありません。

ファイルを削除する必要がある場合は、管理ユーザにご依頼ください。

⚠️ この表は「管理画面」でできることです検索画面での資料の検索・閲覧は、3つの権限すべてで可能です（そのデータベースに割り当てられていれば）。「閲覧」権限の方が資料を探せないという意味ではありません。
💡 組織権限とデータベース権限は掛け合わせです組織権限が「一般ユーザ」でも、データベース単位で「編集」を付与すればタグ設定まで行えます。上の表の内容は、組織権限が経理ユーザ・一般ユーザのどちらであっても同じです。

🔄人事異動・退職があったときは

ケース対応
部署が変わった異動元のデータベースのユーザー一覧から削除し、異動先のデータベースに追加します。組織全体のユーザー登録はそのままで構いません。
退職したシステム管理 › ユーザ管理からユーザーを削除します。ログインできなくなります。
役割が変わったデータベースのユーザー一覧で、鉛筆アイコンから権限を変更します。
💡 グループ単位で考えると管理が楽になります個人ごとに設定するのではなく、「この部署の人はこのデータベースの閲覧」というルールを先に決めておくと、異動のたびに悩まずに済みます。

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ご回答ありがとうございました。
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