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設定ガイド

データベースの管理

資料を入れる箱である「データベース」を作り、資料を登録し、不要になったら削除するまでの一連の流れをまとめています。

更新日：2026年8月24日対象：管理者の方所要時間：約20分

🔑管理画面を開く

設定はすべて「管理画面」から行います。ログイン後の最初の画面は検索画面なので、そこから管理画面に移動します。

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ログインすると検索画面が開きます。画面左下のログイン名をクリックします。

ログイン直後の画面。左下のログイン名をクリックするとメニューが開きます。
ログイン直後の画面。左下のログイン名をクリックするとメニューが開きます。
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開いたメニューから 管理画面 を選びます。

メニューには「管理画面」「パスワード変更」「ログアウト」が並びます。

メニューから「管理画面」を選択します。
メニューから「管理画面」を選択します。
💡 管理画面と検索画面は行き来できます管理画面の右上にある 検索画面 をクリックすると、利用者と同じ検索画面を開けます。設定した内容が利用者からどう見えるかを確認したいときに便利です。

📚データベースは何を単位に分けるか

最初に決めておきたいのが「どういう単位でデータベースを分けるか」です。あとから分け直すのは手間がかかるため、ここだけは先に整理しておくことをおすすめします。

データベースは、見せたい相手と、探し方が同じ資料のかたまりを1つの単位にすると、うまく機能します。判断に迷ったときは、次の2つの問いで考えてみてください。

  1. この資料は、誰に見せて、誰には見せないか（権限の単位）
  2. この資料は、どんな条件で絞り込んで探すか（タグの単位）

この2つの答えが揃うものは、同じデータベースにまとめられます。どちらかが違うなら、分けたほうが運用しやすくなります。

分け方の例

分け方例向いているケース
業務・文書の種類で分けるヒヤリハット報告書／過去トラブル報告書／回路設計基準／会議議事録資料の性格ごとに、付けたいタグが大きく異なる場合
対象・業界で分けるヒヤリハット（製造業）／ヒヤリハット（電力会社）同じ種類の資料でも、用語や分類が業界ごとに違う場合
部署・プロジェクトで分ける製造1課／品質保証部／新製品開発PJ部署をまたいで見せたくない資料がある場合
💡 迷ったら小さく始めてください最初から全社分を1つのデータベースに詰め込むと、タグ設計が複雑になり、精度も上がりにくくなります。まずは1つの業務・1種類の資料でデータベースを作り、うまく回ることを確かめてから広げるのが確実です。

➕データベースを作成する

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左メニューの「データベース管理」から「データベース一覧」を開き、右上の 作成 をクリックします。

まだ1つも作っていない場合は「0件です」と表示されます。

データベースが1件もない状態。ここから作成を始めます。
データベースが1件もない状態。ここから作成を始めます。
データベース一覧。右上の「作成」ボタンから作成します。
データベース一覧。右上の「作成」ボタンから作成します。
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データベース名と説明を入力します。

データベース名は必須です。説明は任意ですが、入力することを強くおすすめします。

項目必須入力のポイント入力例
データベース名必須一覧に並んだときに区別できる名前にします。対象を括弧で補足すると分かりやすくなります。ヒヤリハット（製造業）
説明任意一覧画面に表示され、利用者がどのデータベースを見ればよいか判断する手がかりになります。1行で中身が分かるように書きます。製造業における労働災害防止対策事例
「データベースの作成」画面。データベース名は必須です。
「データベースの作成」画面。データベース名は必須です。
入力例。名前と説明は、あとから「基本情報」タブで編集できます。
入力例。名前と説明は、あとから「基本情報」タブで編集できます。
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作成する をクリックし、確認画面で はい をクリックします。

「データベースを追加しました。詳細画面から、まずはサンプルファイルを登録しタグ設定を行ってください」と表示されます。このメッセージのとおり、次はサンプルファイルの登録です。

作成完了。次にやるべきことがメッセージで案内されます。
作成完了。次にやるべきことがメッセージで案内されます。
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作成した直後は、タブが3つだけ表示されます。

この時点では「基本情報」「ユーザー一覧」「削除予約」しか表示されません。設定を進めるにつれてタブが増えていきます（次の章で説明します）。

作成直後。状態・検索機能はいずれも「準備中」です。
作成直後。状態・検索機能はいずれも「準備中」です。

🚦設定の進み方 — タブと状態はこう変わります

ナレッジコンパスでは、設定を進めるとタブや操作が段階的に増えていきます。「タグ設定タブが見つからない」と迷いやすいので、先に全体像を押さえておくと迷いません。

段階表示されるタブ状態検索機能できること
① データベースを作成した直後基本情報／ユーザー一覧／削除予約準備中準備中サンプルファイルの登録のみ
② サンプルファイルを登録した後＋ タグ設定準備中準備中タグ設定ができるようになります
③ タグ設定を保存した後＋ ファイル一覧／検索設定利用中準備中本番の資料を登録できるようになります
④ 検索設定を入力して更新した後（変わりません）利用中利用中利用者が検索画面から検索できるようになります
②の状態。サンプルファイルを登録すると「タグ設定」タブが現れますが、状態はまだ準備中です。
②の状態。サンプルファイルを登録すると「タグ設定」タブが現れますが、状態はまだ準備中です。
⚠️ タグ設定を保存するまでは、本番の資料を登録できません「ファイル一覧」タブはタグ設定を保存してから現れます。それまでに登録できるのは、基本情報タブから追加するサンプルファイルだけです。先に大量の資料を登録しようとして戸惑いやすいところなので、必ずサンプルファイル →タグ設定 →本番の資料の順で進めてください。

📄サンプルファイルを登録する

本番の資料を入れる前に、見本となるファイルを登録します。タグ設定が正しく動くかを、このファイルで試せるようになります。

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基本情報 タブを開きます。

作成時に入力したデータベース名と説明が表示されます。編集 ボタンから変更できます。

基本情報タブ。名前と説明はここから編集できます。
基本情報タブ。名前と説明はここから編集できます。
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画面下部の「サンプルファイル」欄にある ファイル追加 をクリックします。

基本情報タブ下部の「サンプルファイル」欄。
基本情報タブ下部の「サンプルファイル」欄。
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ファイルをドラッグ＆ドロップします。

対応しているファイル形式は次のとおりです。文字が画像になっているPDF（スキャンした紙資料など）も、OCR（文字認識）によって読み取れます。

  • PDF（.pdf）
  • Word（.docx）
  • Excel（.xlsx）
  • PowerPoint（.pptx）
「サンプルファイル追加」画面。3つ以上は登録できません。
「サンプルファイル追加」画面。3つ以上は登録できません。
⚠️ サンプルファイルの上限1ファイルあたり最大10MB、サンプルファイルは最大3ファイルまでです。（本番の資料を登録する「ファイル一覧」タブからは、1回あたり最大30ファイルまで登録できます）
💡 どのファイルを選ぶとよいかそのデータベースに今後たくさん登録することになる、もっとも典型的な資料を選んでください。特殊な様式のファイルを見本にすると、調整したタグが他のファイルで機能しないことがあります。
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アップロード をクリックし、確認画面で はい をクリックします。

ドラッグ＆ドロップした内容を確認して「アップロード」をクリックします。
ドラッグ＆ドロップした内容を確認して「アップロード」をクリックします。
登録処理には時間がかかる場合があります。しばらく待ってから結果を確認します。
登録処理には時間がかかる場合があります。しばらく待ってから結果を確認します。
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「登録状態」が登録済になるまで待ち、画面を更新します。

アップロード後、文字の読み取り処理が自動で行われます。ファイルの量や内容によって数分かかることがあります。

⚠️ 画面は自動では更新されません処理が終わっても、表示は自動で切り替わりません。「ダウンロード」ボタンの左にある ↺ （再読み込み）をクリックしてください。押すまで「登録状態」は登録済に変わりません。しばらく待ってから押し直してみてください。
登録状態が「登録済」になれば読み取りは完了です。
登録状態が「登録済」になれば読み取りは完了です。
タグをまだ設定していないため、タグ状態は「-」と表示されます。
タグをまだ設定していないため、タグ状態は「-」と表示されます。
💡 タグ状態が「-」や「タグ設定未反映」なのは正常ですまだタグを設定していないため、タグ状態は「-」または「タグ設定未反映」になります。タグ設定を行うと「最新」に変わります。
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タグ設定 タブが表示されたことを確認します。

サンプルファイルを登録すると、タグ設定タブが新しく現れます。ここからタグの設定に進みます。

サンプルファイルを登録すると「タグ設定」タブが表示されます。
サンプルファイルを登録すると「タグ設定」タブが表示されます。
📌 関連ヘルプページ

🔀サンプルファイルと本番の資料の違い

この2つは別々に管理されています。役割が違うので、混同しないようご注意ください。

サンプルファイルファイル一覧の資料（本番）
登録する場所基本情報タブの下部ファイル一覧タブ
役割タグ設定の結果を試すための見本実際に利用者が検索する資料
1回あたりの上限最大3ファイル最大30ファイル
利用者の検索対象含まれません含まれます
タグの反映方法タグ設定タブの「サンプルファイルのタグを更新」ファイル一覧タブの「すべてのファイルのタグを再抽出」
💡 サンプルファイルは検索されませんサンプルファイルは検索対象に含まれないため、本番として使いたい資料は必ずファイル一覧タブから登録してください。同じ資料をサンプルにも本番にも使いたい場合は、両方に登録することになります。

⬆️本番の資料を登録する

タグ設定を保存すると「ファイル一覧」タブが現れます。ここから本番の資料を登録します。

⚠️ 先にタグ設定を済ませてくださいタグ設定を保存する前は「ファイル一覧」タブが表示されず、本番の資料を登録できません。まだの場合はタグ設定を先に済ませてください。
タグ設定が完了すると「ファイル一覧」タブが現れます。
タグ設定が完了すると「ファイル一覧」タブが現れます。
同時に「検索設定」タブも現れ、状態が「利用中」に変わります。
同時に「検索設定」タブも現れ、状態が「利用中」に変わります。
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ファイル一覧 タブを開き、ファイル追加 をクリックします。

ファイル一覧タブ右上の「ファイル追加」をクリックします。
ファイル一覧タブ右上の「ファイル追加」をクリックします。
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資料をドラッグ＆ドロップし、アップロード をクリックします。

1ファイルあたり最大10MB、1回あたり最大30ファイルまで登録できます。それ以上の場合は数回に分けてアップロードしてください。

ファイル一覧タブからの「ファイル追加」画面。1回あたり最大30ファイルまでです。
ファイル一覧タブからの「ファイル追加」画面。1回あたり最大30ファイルまでです。
まとめてドラッグ＆ドロップできます。
まとめてドラッグ＆ドロップできます。
アップロードされたファイルの一覧が表示されます。
アップロードされたファイルの一覧が表示されます。
確認画面で「はい」をクリックして完了です。
確認画面で「はい」をクリックして完了です。
3

処理が終わるまで待ちます。

アップロードすると、次の処理が自動で行われます。

  1. 読み取り（OCR） — ファイルから文字を取り出します
  2. タグ付け（マップAI） — 設定したタグを自動で付与します
  3. インデックス化 — AIが検索できる形に変換して保存します
⚠️ アップロードはAIクレジットを消費しますファイルを登録すると、上の3つの処理が自動で走ります。そのためAIクレジットを使い切っている状態では、ファイルをアップロードできません。事前に利用状況確認で残量をご確認ください。
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画面を更新して、「登録状態」「タグ状態」を確認します。

処理が完了したファイルは、登録状態が登録済、タグ状態が最新になります。

⚠️ ここでも ↺ を押して更新してくださいファイル一覧も自動では更新されません。「ダウンロード」ボタンの左にある ↺ をクリックすると最新の状態が表示されます。
処理が完了した状態。登録状態が「登録済」、タグ状態が「最新」になります。
処理が完了した状態。登録状態が「登録済」、タグ状態が「最新」になります。
基本情報タブのサンプルファイル欄でも、同じように「登録済」を確認できます。
基本情報タブのサンプルファイル欄でも、同じように「登録済」を確認できます。

列の値の意味

列値意味
登録状態登録済ファイルの読み取りが完了しています
タグ状態-タグをまだ1つも設定していません
タグ状態タグ設定未反映タグ設定を変更したあと、このファイルにまだ反映されていません（再抽出が必要です）
タグ状態最新現在のタグ設定が反映されています
タグ設定を変更した直後。既存ファイルは「タグ設定未反映」と赤く表示されます。
タグ設定を変更した直後。既存ファイルは「タグ設定未反映」と赤く表示されます。

この画面でできること

ファイル一覧タブ。上部のボタンで絞り込み・一括削除・再抽出・Excel出力ができます。
ファイル一覧タブ。上部のボタンで絞り込み・一括削除・再抽出・Excel出力ができます。
操作説明
ファイル名、タグで絞り込みファイル名だけでなく、付与されたタグの値でも絞り込めます
選択したファイルを削除左端のチェックボックスで選んだファイルをまとめて削除します
すべてのファイルのタグを再抽出タグ設定を変更したあと、登録済みの全ファイルにその設定を反映します
ダウンロードファイル一覧の内容（タグを含む）をExcelで書き出します
ページあたりの行数1ページに表示する件数を切り替えます
📌 関連ヘルプページ

🔎1つのファイルを開いて確認・修正・削除する

ファイル一覧でファイル名をクリックすると、そのファイルの詳細画面が開きます。タグの手直しや削除は、ここから行います。

タブできること
基本情報ファイル名・ファイル種別・登録者・登録状態・タグ状態・サイズ・文字数・作成日時を確認します
タグ情報このファイルに付いているタグの値を確認し、手動で修正・追加できます
全文読み取られた本文テキストを確認します
削除このファイルを削除します
ファイル詳細画面。管理ユーザの場合、タブは4つ表示されます。
ファイル詳細画面。管理ユーザの場合、タブは4つ表示されます。
💡 タブが3つしかない場合は権限によるものですデータベース単位の権限が「編集」「アップロード」の方の画面では、「削除」タブが表示されません（ファイルを削除できないため）。詳しくはデータベース単位の3つの権限でできることをご覧ください。

タグを手動で直す

AIが自動で付けたタグが期待どおりでないときは、タグ情報 タブでその場で値を修正・追加できます。値はタグごとにタグの形で並んでいて、不要なものは×で消し、足したいものは入力して追加します。編集したら タグ変更を保存 をクリックします。

タグがまだ付いていないファイルでは、各欄が空の入力欄になります（残り文字数が表示されます）。
タグがまだ付いていないファイルでは、各欄が空の入力欄になります（残り文字数が表示されます）。
💡 1件だけ直したいときはこちらが早道ですプロンプトを直して再抽出すると、そのたびにAIクレジットを消費します。特定の1ファイルだけを直したい場合は、この手動修正のほうが早く、AIクレジットの消費も抑えられます（手で書き換えるだけなのでAIは動きません）。多くのファイルで同じ間違いが起きている場合は、プロンプト側を直してください。
⚠️ 編集できない場合は権限をご確認ください「タグ変更を保存」がグレーアウトしている場合、そのデータベースに対する権限が「アップロード」または「閲覧」になっています。手動修正ができるのは管理ユーザと「編集」権限の方です。詳しくはユーザー・権限管理をご覧ください。
「アップロード」権限の場合は、値は見られますが「タグ変更を保存」が押せません。
「アップロード」権限の場合は、値は見られますが「タグ変更を保存」が押せません。

1ファイルだけタグを付け直す

タグ設定を変更したあと、そのファイルだけに反映したい場合は、基本情報タブに表示される 最新のタグ設定で再抽出 をクリックします。

「最新のタグ設定が反映されていません。」の案内から、そのファイルだけ再抽出できます。
「最新のタグ設定が反映されていません。」の案内から、そのファイルだけ再抽出できます。

ファイルを削除する

削除 タブを開き、確認メッセージを読んだうえで赤い 削除 をクリックします。削除したファイルは元に戻せません。

「削除」タブ。「削除すると元に戻せません」と表示されます。
「削除」タブ。「削除すると元に戻せません」と表示されます。

複数のファイルをまとめて削除する場合は、ファイル一覧の左端のチェックボックスで選び、選択したファイルを削除 をクリックします。

チェックボックスで選んで、まとめて削除できます。
チェックボックスで選んで、まとめて削除できます。
「選択したファイルを削除」でまとめて削除します。
「選択したファイルを削除」でまとめて削除します。

📥ファイル一覧をExcelで書き出す

登録されているファイルの一覧は、Excelファイルとしてダウンロードできます。棚卸しや報告資料の作成に使えます。

ダウンロードする場所書き出される内容
基本情報タブ（サンプルファイル欄）の ダウンロードファイル名／ファイル種別／サイズ(KB)／文字数／登録者／登録日時／登録状態／タグ状態
ファイル一覧タブの ダウンロード上記の項目 ＋ 各ファイルに付与されたタグの値
ダウンロードしたExcelファイル。一覧の内容がそのまま表になります。
ダウンロードしたExcelファイル。一覧の内容がそのまま表になります。
💡 タグの棚卸しに便利ですファイル一覧タブからダウンロードするとタグの値も含まれるため、「値が空になっているファイルはどれか」「表記がばらついていないか」をExcel上でまとめて確認できます。プロンプトを見直すときの材料になります。
⚠️ 元のファイルそのものはダウンロードできませんここでダウンロードできるのは一覧情報のExcelです。アップロードした資料そのものをまとめて取り出す機能ではありません。個別のファイルは、ファイル詳細画面のファイル名の横にあるダウンロードアイコンから取得できます。

📋データベース一覧の見方

作成したデータベースの状態は、一覧画面で確認できます。

列内容
データベース名クリックすると詳細画面が開きます
データベース説明作成時に入力した説明が表示されます
有効ファイル数ファイル一覧のうち、登録状態が「登録済」になっているファイルの数です
状態準備中 ／ 利用中 — タグ設定を保存すると「利用中」に変わります
検索機能準備中 ／ 利用中 — 検索設定を入力して更新すると「利用中」に変わります
作成者・作成日作成した人と日時です
「状態」「検索機能」の2つのステータスで進捗を確認できます。
「状態」「検索機能」の2つのステータスで進捗を確認できます。

作成した直後は、状態・検索機能ともに準備中です。タグ設定を保存すると「状態」が、検索設定を更新すると「検索機能」が、それぞれ利用中に変わります。

📌 関連ヘルプページ

🗑データベースを削除する

削除は「削除予約」という仕組みになっています。予約してから7日間の猶予があり、その間であれば取り消せます。

削除予約の仕組み

タイミング何が起きるか
削除予約した時点データベースの変更、ファイルの追加、検索機能の利用がすべてできなくなります
予約中（7日間）予約を取り消して運用を継続できます。7日を待たずに削除することもできます
削除予定日データベースが削除されます。アップロードされたファイルも含めて完全に削除されます
💡 すぐに削除したい場合も、いったん削除予約を行います「今すぐ消したい」場合でも、削除予約タブから ①削除予約する →②予約中の画面で「すぐに削除する」 という2段階で操作します。予約せずに直接削除するボタンはありません。手順は下の「予約を取り消す／すぐに削除する」をご覧ください。
⚠️ 削除すると復元できません削除されたデータベースは、アップロードされたファイルも含めて完全に削除されます。元に戻すことはできませんので、必要な資料は事前に手元に保存しておいてください。
💡 削除予約タブが表示されるのは管理者だけですデータベース単位で「編集」「アップロード」「閲覧」の権限を付与された方の画面には、削除予約タブは表示されません。誤って削除される心配はありません。

削除を予約する

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データベース詳細画面で 削除予約 タブを開きます。

削除予定日（予約した日から7日後）が表示されます。

削除予約タブ。削除予定日が表示されます。
削除予約タブ。削除予定日が表示されます。
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赤い 削除予約する ボタンをクリックします。

「削除予約してよろしいですか？」という確認画面が表示されます。内容を確認して はい をクリックします。

確認ダイアログ。内容を確認して「はい」をクリックします。
確認ダイアログ。内容を確認して「はい」をクリックします。
💡 予約すると、その瞬間から使えなくなります「7日後に削除される」のであって「7日間は使える」わけではありません。予約した時点で検索もファイル追加もできなくなるため、まだ使う予定がある場合は予約しないでください。

予約を取り消す／すぐに削除する

予約中のデータベースを開くと、2つのボタンが表示されます。

ボタン動作注意
削除予約を解除する予約を取り消し、データベースの運用を再開します—
すぐに削除する7日を待たずに、その場で削除します復元できません
予約中の画面。「削除予約を解除する」で運用を継続できます。
予約中の画面。「削除予約を解除する」で運用を継続できます。
⚠️ 削除前に、必要な資料を手元に保存してください「ダウンロード」ボタンで取得できるのは一覧情報のExcelだけです。アップロードした資料そのものをまとめて退避する機能はありませんので、必要なファイルは削除予約の前に、ファイル詳細画面から個別にダウンロードしておいてください。

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